Nebenkostenabrechnung verstehen: Das sollten Sie über Inhalte, Fristen und Mieterrechte wissen

Wer Mieter oder Vermieter ist weiß, dass zusätzlich zur Miete auch Betriebskosten der Wohnung anfallen. Doch wie können Sie als Mieter prüfen, ob die Nebenkostenabrechnung des Vermieters korrekt ist? Und wie können Sie vermeiden, zu viel zu bezahlen? Das deutsche Mietrecht ist komplex, doch mit einigen einfachen Tipps und Kniffen sind Fehler in der Nebenkostenabrechnung schnell zu erkennen und zu beseitigen. Mit myRight behalten Sie den Durchblick, erfahren wie der Vermieter abrechnen darf und wann Sie der Zahlung der Nebenkosten widersprechen können.

Das Wichtigste vorab: Was Sie als Mieter wissen müssen

• Was sind Nebenkosten? Nebenkosten entstehen dem Vermieter durch den Betrieb einer vermieteten Wohnung oder eines Hauses. Mieter müssen sich in der Regel an der Zahlung dieser Nebenkosten beteiligen.
• Abrechnung – Ihr Vermieter muss Ihnen eine klare und verständliche Abrechnung über die entstandenen Nebenkosten zukommen lassen.
• Überblick – Der Vermieter darf nicht alle Kosten einfach so umlegen, z.B. Ausgaben für die Hausverwaltung, Bankgebühren oder Reparaturkosten. Die ungefähre Höhe der zu erwartenden Nebenkosten muss dem Mieter in Form einer Pauschale oder Vorauszahlungen mitgeteilt werden.
• Typische Fehler – Falsche Abrechnungen lassen sich erkennen, indem Mieter ihre Nebenkostenabrechnung überprüfen.
• Abrechnungsfrist – Vermieter müssen Nebenkosten innerhalb von zwölf Monaten nach Ende der Abrechnungsfrist (häufig das Kalenderjahr) abrechnen. Passiert das nicht, kann auch keine Nachzahlung gefordert werden. Mieter können sich gegen eine Nachzahlung, gegen falsche oder zu hohe Abrechnungen wehren.

Wie vorgehen? So können Mieter einfach und schnell aktiv werden

• Prüfen – Mieter sollten ihre Nebenkostenabrechnung anhand des Mietvertrags genau prüfen. Dabei sind zwei Fragen besonders wichtig: Sind bestimmte Kosten im Vergleich zum Vorjahr gestiegen oder tauchen Kostenpunkte auf, die nicht im Mietvertrag stehen?
• Informieren – Falls Sie die Abrechnung unklar ist oder unzulässige Kostenpunkte auftauchen, sollten Sie Ihren Vermieter schriftlich darüber informieren.
• Widersprechen – Sind Sie mit der Abrechnung nicht einverstanden, müssen Sie die Rechnung als Mieter zwar erst einmal begleichen, können aber Einwendungen gegen die Abrechnung erheben.
• Anfechten – Es ist möglich Ihre Nebenkostenabrechnung durch Dritte kontrollieren zu lassen und die Abrechnung im Zweifel anfechten zu lassen. Siehe dazu auch Sammelklage Stromio

Deshalb sollten Mieter Ihre Nebenkostenabrechnung genau prüfen

Alljährlich flattern Millionen Nebenkostenabrechnungen in die Haushalte. Mieter sollten die wichtigsten Regelungen und Kniffe bei der Abrechnung der Nebenkosten also unbedingt kennen. Diese werden oft auch als Betriebskosten oder Wohnnebenkosten bezeichnet.

Jeder, der eine Wohnung angemietet hat, muss die anfallenden Nebenkosten auch fristgerecht begleichen. Abgerechnet wird einmal pro Jahr vom Vermieter. Doch immer wieder berichten Mieter, Mietervereine und Verbraucherschützer, dass die Betriebskosten der Wohnungen nicht korrekt abgerechnet werden. Mietervereine meinen sogar, dass fast die Hälfte aller Nebenkostenabrechnungen fehlerhaft sind. Deshalb sollten Sie Ihre Nebenkostenabrechung prüfen lassen.

Wer nicht zu viel zahlen will, der kommt nicht darum herum, die anfallenden Betriebskosten seiner Mietwohnung stets im Blick zu haben und die Abrechnungen genau zu prüfen. Der Hauptmieter trägt dabei die Verantwortung.

Welche Angaben muss die Nebenkostenabrechnung immer enthalten?

Eine Abrechnung muss klar und verständlich sein, das gilt auch für die Nebenkostenabrechnung für Wohnung oder Haus. Folgende Angaben müssen in einer Abrechnung über die Mietnebenkosten zwingend auftauchen:

Abrechnungszeitraum
Der Vermieter muss den Abrechnungszeitraum angeben. Häufig ist der Abrechnungszeitraum das entsprechende Kalenderjahr. Sind Sie im Laufe des Kalenderjahres in Ihre Mietwohnung eingezogen, startet der Abrechnungszeitraum bei Mietbeginn und dauert 12 Monate.

Auflistung der Gesamtkosten
In Ihrer Nebenkostenabrechnung müssen die Gesamtkosten aufgelistet sein. Wohnen Sie in einem Mehrfamilienhaus, ist es besonders wichtig, dass die Gesamtkosten für das ganze Wohnhaus angegeben sind. Die einzelnen Kosten pro Mietpartei muss der Vermieter dazu gesondert auflisten – von der Grundsteuer und Kosten für den Hausmeister über Warmwasser- und Heizkosten bis hin zu Versicherungen.

Umlageschlüssel und dazugehörige Erläuterung
Der Abrechnung in Mehrfamilienhäusern muss ein Umlageschlüssel angegeben sein, der zudem den Angaben im Mietvertrag entsprechen muss. Die Abrechnung dazu muss also ein Überblick enthalten, der zeigt, wie ihr Anteil berechnet wurde. Als Mieter sollten Sie dabei genau hinschauen, wie die Kosten in Ihrer Abrechnung umgelegt werden: Wird nach Verbrauch abgerechnet oder werden die Gesamtkosten anhand der Wohnungsgröße, also nach den gemieteten Quadratmetern umgelegt? Oder wurde die Anzahl der Bewohner als Umlageschlüssel gewählt? Ist im Mietvertrag nichts anderes vereinbart, werden Ihre Mietnebenkosten auf die Wohnfläche umgelegt.

Vorauszahlungen
Haben Sie Vorauszahlungen an Ihren Vermieter geleistet, müssen diese auf der Nebenkostenabrechnung aufgelistet sein. Die Vorauszahlungen müssen von dem Rechnungsbetrag abgezogen werden, den Sie insgesamt zahlen müssen. Sie zahlen entsprechend weniger, da nur die Differenz noch gefordert werden darf.

Nachzahlung oder Rückzahlung
Aus der Abrechnung der Nebenkosten muss klar hervorgehen, ob Sie noch Geld nachzahlen müssen, oder ob Sie etwas zurückbekommen. Der Vermieter muss auch angeben wie viel Sie nachzahlen müssen oder wie viel Geld Sie zurückbekommen.

Wohnen zur Miete: Häufige Fragen zu Betriebs- und Nebenkosten

Viele Mieter sind sich unsicher, ob ihre Nebenkostenabrechnung stimmt. Dabei ist die Abrechnung von Betriebskosten für eine Wohnung kein Buch mit sieben Siegeln. Anhand der wichtigsten Anhaltspunkte für eine richtige Kostenabrechnung können Mieter prüfen, ob die Abrechnung ihres Vermieters rechtmäßig ist.

Was sind Mietnebenkosten und warum müssen Mieter sie zahlen?

Die Begriffe Nebenkosten, Betriebskosten oder auch Wohn- und Mietnebenkosten bezeichnen alle ein und dieselbe Sache: Kosten, die dem Eigentümer einer Immobilie, eines Hauses oder einer Wohnung durch den Besitz, Betrieb und Gebrauch des Wohnraums darin entstehen.

Mit Nebenkosten sind also alle laufenden, regelmäßig wiederkehrenden Kosten gemeint, die dem Vermieter durch Besitz, Verwaltung und Instandhaltung seiner Immobilie entstehen.

Zu den Nebenkosten zählen beispielsweise Steuern, Versicherungsgebühren und die Wartung der Heizung. Paragraf 556 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) legt dabei fest, dass der Vermieter vom Mieter verlangen kann, einen Teil der Nebenkosten mitzutragen. Aber eben nur einen bestimmten Teil, die sogenannten umlagefähigen Nebenkosten.

Was ist der Unterschied zwischen umlagefähigen und nicht umlagefähigen Nebenkosten?

Den Teil der Nebenkosten, den sich ein Vermieter von Ihnen als Mieter zurückholen kann, nennt man umlagefähige Nebenkosten oder auch Betriebskosten. Die Abrechnung, die Sie als Mieter dann vom Eigentümer oder der Hausverwaltung erhalten, ist dementsprechend auch mit “Betriebskostenabrechnung” betitelt. Umgangssprachlich wird sie aber meist Nebenkostenabrechnung genannt.

Ob Betriebskosten auf Sie als Mieter umgelegt werden, muss im Mietvertrag festgelegt sein. Die sogenannte “gesetzliche Lastenverteilung” sieht zunächst einmal vor, dass der Vermieter die Lasten zu tragen hat, die für seine Immobilie entstehen. Entscheidet der Vermieter sich aber dafür die Kosten weiterzugeben, dann hat er sich hierfür an die Betriebskostenverordnung zu halten. Aktuell gilt die Betriebskostenverordnung vom 25. November 2003 (Bundesgesetzblatt BGBl. I S. 2346, 2347), die zuletzt durch Artikel 4 des Gesetzes vom 3. Mai 2012 (BGBl. I S. 958) geändert wurde (Stand 2020). Diese Verordnung legt also fest, welche Kosten zu den Betriebskosten gehören. Nicht umlagefähige Betriebskosten sind Kostenpunkte, die zum Beispiel aus dem Verwaltungsaufwand entstehen oder Kosten für eine Heizungsreparatur.

Welche Kostenpunkte dürfen in der Nebenkostenabrechnung auftauchen?

Laut Betriebskostenverordnung sind die Ausgaben für folgende Posten als Nebenkosten auf die Mieter umlegbar:

• Grundsteuer
• Gebühr für Abwasser
• Warmwasser- und Heizkosten
• Müllabfuhr
• Gebäudereinigung
• Straßenreinigung
• Kosten für den Schornsteinfeger
• Kosten für Beleuchtung
• Kosten für Empfangseinrichtungen und Verteileranlagen, für Fernsehen und Internet
• Sach- und Haftpflichtversicherungen
• Ausgaben für die Ungezieferbeseitigung
• Hausmeisterkosten
• Kosten für die Gartenpflege
• Kosten für den Betrieb eines Fahrstuhls (Bedienung, Pflege und Strom)
• Sonstige Betriebskosten (dies können zum Beispiel Kosten für Wartung der Rauchmelder, Dachrinnenreinigung oder ein gemeinschaftlich genutztes Schwimmbad oder Waschräume sein. Sie müssen nicht explizit im Mietvertrag vereinbart sein)

Was darf der Vermieter nicht als Nebenkosten abgerechnen?

Folgende Ausgaben für Dienstleistungen und Co. sind nicht als Betriebskosten auf die Mieter umlegbar:

• Instandhaltungskosten (z. B. Badezimmersanierung, Fassadenanstrich)
• Reparaturkosten (z. B. Reparaturen von Heizung oder Sanitäranlagen)
• Grunderwerbsteuer, Einkommensteuer auf Mieteinnahmen, Erbschaftssteuer
• Rechtsschutz- oder Hausratversicherung
• Verwaltungskosten (z. B. Kosten für Personen, die die Nebenkostenabrechnung erstellen)
• Anschlussgebühren für Kabel oder Satellitenschüssel (die laufenden monatlichen Kosten sind jedoch umlegbar)
• Nebenkosten für Leerstand

Checkliste: Typische Fehler bei der Nebenkostenabrechnung

Vermieter können Kosten die ihnen durch eine Immobilie entstehen von ihren Mietern zurückholen. Bei der Abrechnung dieser Betriebskosten schleichen sich aber immer wieder Fehler ein. Prüfen Sie deshalb Ihre Nebenkostenabrechnung, damit Sie als Mieter nicht draufzahlen.

Das Wichtigste vorab:

• Der Gesetzgeber hat dafür gesorgt, dass ein Vermieter dazu verpflichtet ist eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen, damit Mieter verstehen können, wie sich die Kosten ergeben. Alternativ kann eine Betriebskostenpauschale vereinbart werden.
• Eine Abrechnung der Kosten muss einmal pro Jahr erfolgen und gewisse Rahmenbedingungen erfüllen.
• Die Rechnung muss der Vermieter jedem einzelnen Mieter zukommen lassen.

Welche Betriebskosten sind angemessen und wann ist eine Nebenkostenabrechnung zu hoch?

Um zu bestimmen, ob die vom Vermieter abgerechneten Nebenkosten möglicherweise zu hoch sind, ist es wichtig die Wirtschaftlichkeit zu prüfen. Sie können überprüfen, ob die einzelnen Posten der Nebenkostenabrechnung zu hoch sind – auch, wenn es mit etwas Aufwand verbunden ist.

Bei der Bestimmung der Höhe der Nebenkosten gilt der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit. Das heißt, um wirtschaftlich abzurechnen, muss der Vermieter bei Maßnahmen und Entscheidungen, die die Nebenkosten des Mieters beeinflussen, ein Kosten-Nutzen-Verhältnis berücksichtigen, das angemessen ist.
Empfinden Sie einzelne Nebenkosten als zu teuer, sollten Sie nicht nur Ihrem Gefühl folgen, sondern müssen belegen können, dass zu viel berechnet wird. Geht es um Dienstleistungen, können Sie bei anderen Betrieben nachfragen, wie hoch die Kosten sind, und Kostenvoranschläge einholen. Nachdem diese mit den Kosten für das eigene Gebäude abgeglichen sind, kann Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung eingelegt werden.

Welche Fristen und Abläufe müssen eingehalten werden?

Vermieter müssen die Nebenkosten jährlich abrechnen. Doch es gibt noch weitere Fristen, die von Mieter wie Vermieterseite einzuhalten sind, um eine ordentliche Abrechnung der Betriebskosten zu garantieren.

Diese Fristen sollten Mieter kennen wenn Sie ihre Nebenkostenabrechnung erhalten:

1. Abrechnungsfrist
2. Widerspruchsfrist
3. Frist für etwaige Nachzahlungen
4. Frist zur Auszahlung eines Guthabens

Bis wann muss mir der Vermieter die Nebenkostenabrechnung zukommen lassen?

Die Nebenkostenabrechnung erfolgt jährlich und muss Ihnen spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugestellt worden sein. Hält der Vermieter diese Frist nicht ein, kann die Zahlung der Nachforderungen einer später “zugegangenen” Betriebskostenabrechnung verweigert werden. Eine Zahlungsverweigerung ist dann möglich, wenn der Vermieter nicht nachweisen kann, dass er selbst nicht für die zu spät zugestellte Betriebskostenabrechnung verantwortlich ist.

Wie viel Zeit habe ich als Mieter für das Prüfen der Nebenkostenabrechnung?

Sie haben zunächst 30 Tage Zeit, um die Nebenkostenabrechnung zu prüfen. Während dieses Zeiraums können Sie Einsicht in die Originalunterlagen verlangen, um diese zu prüfen. Die Unterlagen können direkt beim Vermieter eingesehen werden. In Ausnahmefällen können Mieter auch auf einer Zusendung von Kopien bestehen. Dies gilt für preisgebundenen Wohnraum und wenn dem Mieter die Einsicht in den Geschäftsräumen des Vermieters nicht zugemutet werden kann.

Bis wann muss Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung eingelegt werden?

Ab Erhalt der Nebenkostenabrechnung haben Sie zwölf Monate Zeit, Einwände gegen die Kostenaufstellung und eventuelle Nachforderungen gegenüber dem Vermieter geltend zu machen. Werden die Einwände erst später eingelegt, braucht der Vermieter sie nicht mehr zu berücksichtigen. Es sei denn, der Mieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu verantworten.

Bis wann müssen Sie als Mieter Nachzahlungen leisten?

Übersteigen die Betriebskosten die Summe der Vorauszahlungen oder der üblichen Abschläge, kann der Vermieter in der Nebenkostenabrechnung eine Nachzahlung von Ihnen fordern. Diese sollte zügig beglichen werden. Denn mit dem Zugang der formell ordnungsgemäßen Betriebskostenabrechnung ist die Nachforderung sofort fällig. In Verzug geraten Sie dann in der Regel nach 30 Tagen. Dies gilt sofern im Mietvertrag nicht etwas anderes vereinbart wurde oder der Vermieter vorher bereits die Nachzahlung angemahnt hat.

Guthaben: Bis wann muss der Vermieter zu viel gezahlte Nebenkosten zurückzahlen?

Haben Sie Vorauszahlungen auf die Nebenkosten geleistet, kann ein Guthaben für den Sie entstanden sein. Dies ist immer dann der Fall, wenn die monatlichen Vorauszahlungen den Betrag der jährlichen Nebenkosten übersteigen. Mit Zugang einer formell ordnungsgemäßen Nebenkostenabrechnung ist der Auszahlungsanspruch des Mieters sofort fällig. Auch hierfür sind jedoch individuelle Regelungen im Mietvertrag möglich.

Verrechnet man das ausstehende Guthaben mit der monatlichen Vorauszahlung auf die Betriebskosten, kann der Vermieter das Mietverhältnis im Anschluss nicht einfach mit der Begründung kündigen, dass der Mieter mit der Zahlung der laufenden Nebenkosten rückständig sei. Im Gegenteil: Dieses Vorgehen schafft Fakten. Sie müssen hierdurch nicht unbegründet mehr zahlen und können die fehlende Rückerstattung des Guthabens auf diesem Weg ausgleichen.

Dieses Urteil zu Nebenkostenabrechnungen sollten Sie als Mieter kennen

Fallbeispiel: BGH-Urteil zum Recht auf Belegprüfung der Nebenkostenabrechnung

Nach einem Streit zwischen den Mietern und dem Vermieter über zu hoch abgerechnete Betriebskosten hat der Bundesgerichtshof (BGH) im Februar 2018 ein mieterfreundliches Urteil gefällt. Es ging dabei um die Verteilung der Heizkosten unter mehreren Mietparteien und die Einsicht in die Belege dazu:

Die Entscheidung auf einen Blick

Der BGH, das höchste Gericht in Deutschland, sprach den Mietern im Jahr 2004 ein Recht auf Prüfung der Abrechnungsbelege zu. Die Beweislast über die Betriebskosten einer Wohnung liegt somit beim Vermieter, weshalb eine Belegeinsicht möglich sein muss. Das kommt Mietern bis heute zugute. So können Sie Ihre Nebenkostenabrechnung genau prüfen.

In der Praxis verweigern Vermieter aber nach wie vor häufig Einsicht in die Ablesebelege der anderen Mieter. Als Grund soll dafür dann oft der Datenschutz herhalten. Zwar ist es korrekt, dass es sich bei den Ablesewerten um personenbezogene Daten handelt. Da diese Daten aber notwendiger Bestandteil der Vertragserfüllung des Vermieters sein können, ist die Weitergabe unter bestimmten Voraussetzungen gestattet (siehe Art. 6 Abs. 1 lit. b. Alt. 1 DSGVO).

Betriebskosten für Wohnungen werden stetig teurer

Auffällig ist, dass die Nebenkosten in Großstädten mit hohen Mieten wie München, sowie in den neuen Bundesländern vergleichsweise niedrig sind. In den übrigen Regionen kann es hingegen schon mal richtig teuer werden, wobei in den Ballungszentren der nördlichen Regionen wohl am meisten Nebenkosten abgedrückt werden müssen. Gleich drei Metropolen im norddeutschen Raum führen das Städteranking mit vergleichsweise hohen Nebenkosten an, gleich hinter dem Spitzenreiter Berlin West.

Nebenkosten-Ranking: In diesen 7 Städten zahlen Mieter am meisten oder am wenigsten drauf

Quelle: Bund der Steuerzahler Deutschland e.V.

Das Ranking wird jedes Jahr vom Bund der Steuerzahler neu erstellt. Wie erheblich das Kostengefälle zwischen den Städten tatsächlich ist, legt der Bund der Steuerzahler jetzt offen. Dafür wurden die Kosten in allen 16 Landeshauptstädten von BdSt genau unter die Lupe genommen. Dabei spielen verschiedene Faktoren wie Schmutzwasser- und Abfallgebühren eine wichtige Rolle, vor allem beeinflusst das Endergebnis aber die Höhe der Grundsteuer.

Darum treibt die Grundsteuer die Nebenkosten in die Höhe – auch für Mieter

Grundsteuer muss bezahlen, der ein Grundstück besitzt. Aber auch Mieter zahlen Grundsteuer, und zwar im Rahmen der Betriebskosten. Bemessen wird die Grundsteuer anhand des Werts eines Grundstücks, Die Grundstückswerte sind vor allem in gefragten Großstädten hoch.

Zum Hamburger Ergebnis erklärt Lorenz Palte, Vorsitzender des Bundes der Steuerzahler Hamburg e.V., deshalb: "Hamburg gehört bei den Wohnnebenkosten, ohne die Grundsteuer, zu den günstigsten Landeshauptstädten." Doch noch ein Ergebnis sticht aus der Statistik heraus: In keiner anderen deutschen Landeshauptstadt sind die Wohnnebenkosten in den vergangenen Jahren so stark gestiegen wie in Hannover. Größter Treiber ist auch hier wieder die Grundsteuer, stellte der Steuerzahlerbund fest.

Quelle: Bund der Steuerzahler Deutschland e.V.

Der detaillierte BdSt-Check der Wohnnebenkosten für die Jahre 2016 bis 2020 vergleicht die Entwicklung, wie stark die Bürger quer durch Deutschland belastet werden. Das Ranking vom Mai 2020 können Sie als kostenloses PDF-Dokument hier herunterladen.

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